Brainstorming y GTD

El método GTD – Getting Things Done

Seguramente ya habréis oído hablar del método de gestión de actividades GTD, Getting Things Done, (ya lo mencioné en algún post pasado). Es un método de organización y productividad que te permite tener almacenadas las próximas tareas de todos tus proyectos, ordenados por contextos, y vaciar así la mente y dejar de preocuparse de ellas (pasar de “preocuparse” a “ocuparse” en el momento adecuado). 

Como comenta Jeroen Sangers, Getting Things Done no es un método para gestionar proyectos. Este sistema a mí me sirve para tener anotadas todas las tareas a realizar dentro de cada proyecto y hacerlas en el momento y en el contexto adecuado. Por ejemplo, un proyecto sencillo podría ser “renovar mi DNI”. Las tareas a realizar previas a ese día serían: 1: pedir cita, 2: buscar la dirección de la oficina y 3: hacerme las fotos; y clasificaría la primera tarea en el contexto: @Internet, la segunda en el contexto: @Teléfono y la última en el contexto: @Recados. Así, cuando esté navegando veré que tengo que buscar eso, cuando tenga un rato para hacer llamadas (por ejemplo, en el tren o de camino a casa) pediré la cita, y la tercera tarea la realizaré cuando esté en la calle haciendo diferentes recados. 

Brainstorming + GTD

Ante proyectos sencillos como éste, es muy fácil determinar las próximas tareas, pero se complica bastante ante proyectos serios, por los que la técnica de Brainstorming puede ser muy una herramienta muy recomendable, asociada al sistema GTD, como parte inicial de cada proyecto. 

El Brainstorming o Lluvia de Ideas, es una técnica de generación de ideas, que funciona mucho mejor en grupo, pero que también es muy útil de manera individual. 

Para este uso individual es necesario un lugar tranquilo y un soporte para anotar las ideas. Normalmente yo recomiendo un gran papel, una pizarra o un par de folios sueltos, aunque hay gente que prefiere hacerlo directamente en el ordenador con programas tipo MindManager, FreeMind o CmapTools.

1. Primero de todo, es necesario definir el problema o el proyecto, de manera concisa y directa.

2. Establecer un tiempo límite: Por ejemplo 15-20 minutos. (Puedes hacer un calentamiento previo, con un ejercicio simple de 5 minutos, por ejemplo: objetos de menos de 6 €, o posibles usos de un tapón).

3. Durante este tiempo es necesario anotar el máximo número de ideas posibles sobre el proyecto, sin importar que sean tontas, imposibles o sin sentido. Intenta no bloquear la mente, cualquier idea vale.

4. Una vez finalice el tiempo, se analizan, se trabajan y se evalúan las ideas: ¿se pueden mejorar? ¿se pueden ordenar?

5. Finalmente convierte las mejores ideas en partes de tu proyecto y en próximas tareas y anótalas en tu sistema GTD.