Empezamos la mañana con otro escritorio productivo para la recopilación, que nos llega por e-mail. En este caso tenemos el de Jonathan Secanella, asesor de la asociación GBU:

Según comenta, su modo de organizarse es a la vieja usanza “sin programas chungos de esos que gastáis los pijos tecnológicos”, jejeje. Lo único que utiliza es el Word con listas de Tareas y Tablas, y su trabajo le permite bastante flexibilidad a la hora de distribuir las tareas:

• 1. Lo primero que hace es una división de todo su trabajo en áreas de trabajo tipo: reuniones, informes, entrevistas, relaciones públicas, formación personal, etc. Tiene 12. Establece esta proporción atendiendo a un criterio de “importancia” (intenta huir de la “urgencia” en la medida que puede).

• 2. Después hace un planing mensual de atribución de espacios temporales a cada tarea. En una página de word hace una tabla para todo el mes (bueno, cuatro semanas). Cada cuadro es un día y lo subdivide en dos partes de cuatro horas. Atribuye a cada bloque de cuatro horas un área de trabajo.

• 3. A la vez tiene otro Word con todas las tareas pendientes divididas por áreas.

• 4. Cada semana, al empezar hace un planing semanal más detallado, con espacios de dos horas (es el menor tiempo que intenta estar con un área de trabajo, aunque intenta que sean al menos cuatro). Es aquí donde distribuye las tareas concretas dentro del área que le correspode. Algunas ya están atribuídas al hacer el planning mensual (los viajes y otras que tienen que estar planeadas con mucha antelación).

Va realizando las tareas de la lista según el área que le corresponde hacer.

Según comenta Jonathan, lo bueno de esta tabla por áreas es que es flexible y le permite cambiar, si hace falta, dos áreas de día entre ellas y siempre guarda la proporción mensual.
Al final de mes evalúa. Si en la lista de tareas una de las áreas está demasiado llena de tareas pendientes analiza por qué causa es: 1- porque está dando más peso a ese área de lo que consideró al hacer el reparto de tiempo mensual, o 2- quizá tiene que replantearse la proporción de tiempo de ese área y aumentarla.

Si queréis saber más de su sistema, y ver alguna foto más, aquí nos deja un enlace a la explicación extensa que hace en su blog.

¡Muchas gracias Jonathan!