Escritorios productivos y oficinas caseras, XI

Después de unos días con bastante trabajo, volvemos a retomar el recopilatorio de los “escritorios productivos” que empezamos hace unas semanas, con la oficina y el sistema de trabajo de Ismael Valladolid.

Según nos comenta, para él lo más importante es ser escrupuloso con los pasos que sigue para ponerse en marcha cada mañana. Más que tener una u otra cosa encima de la mesa.

Os dejo, con la explicación literal, que nos ofrece Ismael:

“En mi plan de productividad, más importante que tener colocados mis útiles en el escritorio de esta o aquella manera, es cumplir a diario y como primer paso de la rutina diaria una serie de procesos sin los cuales no soy capaz de ponerme en funcionamiento en condiciones. Me permito citar dichos pasos por si le son de utilizad a alguien.

Encender ordenador

¡Por supuesto! Esto tiene especial importancia con sistemas operativos como Windows muy lentos en el arranque, especialmente cuando se inicia sesión en un dominio. Para cuando dicha sesión está arrancada y todo listo, soy capaz de haber completado más de la mitad de los pasos que indico debajo.

Limpiar zapatos

Siempre pensé que esto no tenía importancia, hasta que hablando con un viejo compañero le dije que siempre hube tenido la sensación de que nadie nunca se fija en los zapatos de nadie. “Yo sí”, me dijo, “y tú los llevas siempre sucios”. Desde entonces este paso es ineludible. No lo puedo evitar, aunque salga de casa con los zapatos limpios, para cuando llego a la oficina ya no lo están.

Limpiar nariz, gafas y manos

Siempre limpio mis gafas en el lavabo con jabón, y aprovecho para limpiar mi nariz y mis manos también con jabón. Es buen momento para aprovechar a arreglarse las uñas. Pocas cosas hay tan lamentables como utilizar un proyector de opacos para presentar servicios móviles en un workshop con las uñas sucias. De vuelta a mi sitio uso crema de manos, ¡después de sacar punta a los lapiceros, es imposible hacerlo con grasa en las manos!

Preparar escritorio
Vaciar bolsillo derecho del pantalón
Vaciar bolsillo delantero del bolso
Recopilar papeles sueltos
Preparar cuaderno y material de escritura

Empieza lo bueno. El bolsillo derecho de mi pantalón y el bolsillo del bolso son mis primeras inboxes. Ahí acaban los post-it en los que escribo todo lo que se me pasa por la cabeza y que tengo en casa en la cocina, en el despacho, en el salón y en el baño (por el motivo que sea, en la habitación no me hacen falta). Puedo tener anotadas también tareas en papeles sueltos. Este es el momento también de preparar mi cuaderno de notas y mis lápices, son mi inbox principal.

Recoger de cartera
Almacenar tickets crédito y débito
Preparar dinero para carga de Autobar
Preparar dinero para hucha

Saco de mi cartera los comprobantes de mis operaciones con tarjetas y los guardo en una vieja cajita de puritos en mi cajón. Aprovecho para preparar dinero para recargar la tarjeta de la máquina de vending y de separar unas cuantas monedas sueltas para la hucha de casa (las de céntimo, dos céntimos y cinco céntimos no las acepta la máquina, y sin embargo todas las de un año juntas dan para una cena.)

Preparar café o té
Recargar tarjeta Autobar
Tomar pastillas

Si tomo café de la máquina, aprovecho para recargar la tarjeta. Si no, me preparo un té con mi propio calentador. ¡Es lo que prefiero! Aprovecho también para tomar mi medicación de la mañana. ¡Suerte del que no necesita hacerlo!

Comprobar carga de dispositivos
Cargar si procede
Sincronizar si procede

Palm y teléfono móvil. Pongo a cargar el que ande escaso de energía. Si es la Palm, aprovecho para sincronizar con el escritorio. Cuando utilizo la Palm como gestor de calendario, aprovecho también para sincronizar con Google Calendar. Lo tengo programado para recordarme las citas una semana antes por email, y un día y una hora antes por SMS. ¡Imposible olvidar nada así!

Insertar llaves USB
Iniciar explorador y mensajería
Saludo

Uso un disco duro externo –música y código fuente de mis proyectos–, pendrive U3 de 2 Gb –documentos– y adaptador Bluetooth –imprescindible para sincronizar mi agenda de contactos en Palm con mi teléfono móvil vía Outlook.–

Preparar música

Uso un minidisc. Conserva la calidad CD. Con independencia de que en un test ABX sea o no sea capaz de distinguir MP3 de CD, lo cierto es que tras más de una hora escuchando MP3 me duele la cabeza. Lo cierto también es que en la música clásica es donde más se nota un MP3 mal codificado, y casi cualquiera que descargues y no hayas codificado tú mismo lo está. El minidisc me permite además seguir oyendo música si bajo a fumar un cigarrillo o si tengo que reiniciar el ordenador –¡qué obscenidad, usar algo tan grande como un ordenador para oír música!–

Recopilar inbox
Revisar SMS y buzón de voz
Llamadas, mensajes y tareas pendientes a inbox
Mensajes pendientes de respuesta a lista #Esperando
Borrar todos
Revisar llamadas perdidas
Llamadas pendientes a inbox
Borrar todas
Revisar buzón de voz
Tareas pendientes a inbox
Borrar todos
Revisar borradores de mensaje
Llamadas, mensajes y tareas pendientes a inbox
Borrar todos
Revisar correo electrónico
Responder a todos
Etiquetar según proceda
Archivar todos
Revisar blog corporativo
Revisar cuaderno de notas
Revisar post-it y papeles sueltos
Revisar memos en Palm
Revisar enlaces con etiqueta !revisar

Es el momento de procesar mis inboxes. Tantas como soy capaz de procesar, tan pocas como me es posible tener. Como fuentes habituales de tareas tengo las siguientes; los SMS enviados y recibidos, las llamadas perdidas y el buzón de voz, los borradores de mensaje –saco así de mi cabeza tareas cuando no tengo papel y lápiz cerca–, el correo electrónico –la madre de todas las inboxes–, el blog corporativo –donde lo haya–, el cuaderno de notas, los post-it y papeles sueltos, los memos en la Palm –véase borradores de mensaje– y los enlaces guardados en el explorador con etiqueta !revisar –utilísimo del.icio.us con la correspondiente extensión para Firefox–.

Procesar inbox
Empieza por el primero
Procesa de uno en uno
Nada vuelve a inbox
Si requiere acción
Completar si lleva menos de 2 minutos
Delegar si procede
Mover a lista #Esperando
Archivar en lista de tareas o proyecto
Si no requiere acción
Almacenar para referencia
Eliminar
Archivar en lista #ADQ

El proceso de la inbox, o el de guardar todas las nuevas tareas a ser ejecutadas en “el sistema en el que se confía” es el sugerido por David Allen y tantas veces citado en artículos sobre GTD de todo tipo. Como “sistema” he venido utilizando preferiblemente dos; bien el gestor de tareas por defecto de la Palm, donde las categorías funcionaban como proyectos y el contexto se incluía en el propio texto de la tarea, bien Remember the Milk, deliciosamente utilizable gestor de tareas online que soporta listas –proyectos–, etiquetas –contextos–, ubicaciones y notas adicionales, y con una versión móvil además condenadamente sexy que lo hace utilizable en cualquier lugar donde haya una conexión a Internet –y gracias a Yoigo la hay en todas partes y a un precio más que razonable.–

Para cuando llega este momento, el de comenzar a gestionar tareas, probablemente han pasado las 9:30 de la mañana. ¿Tiempo perdido? Probablemente. Pero se recupera con la inercia que se obtiene habiendo empezado a hacer las cosas bien desde el primer momento del día”.

Muchas gracias Ismael por tu completa explicación!!

Si alguien más se anima, que no dude en enviar y compartir su sistema de trabajo.