Hace tiempo conté como, a partir de la llegada de mi nuevo hijo (mi MacBook, blanquito “de enfermera” que dice mi madre 
), había cambiado mi forma de trabajar, adaptándome a la nueva herramienta y a sus magníficos programas.
Pero con el cambio de trabajo, he tenido que empezar a utilizar el PC del curro y con ello me llegó de nuevo la duda… Qué hago, ¿utilizo un ordenador en casa y otro en la oficina? Esto sería una opción factible si en casa trabajara con unas cosas y en el despacho con otras, pero la realidad es otra. Como doctorando me toca estar leyendo en cualquier sitio, apuntar información en mi archivo, y llevarme trabajo de la Cátedra a casa y viceversa…
Por lo que trabajar con dos ordenadores (y tres memorias USB) sólo me supone tener archivos duplicados, no saber cuál es la última versión, no encontrar los archivos que necesitas en ese momento porque están en el otro PC, etc…
Al final, después de darle vueltas estas semanas, he optado por pasarme (de nuevo) a las aplicaciones y servicios on-line. Os cuento mi método de gestión y organización, por si a alguien le sirve, y para que compartáis el vuestro:
- Método de organización: GTD. Desde hace tiempo utilizo la metodología GTD (Getting Things Done) para organizarme. Después de leer blogs, leer y releer el libro de David Allen (Organízate con eficacia) más o menos lo he conseguido implementar, a mi forma. Se trata de un método basado en el principio de descargar la mente de las tareas pendientes, apuntándolas en un lugar específico, ya que cuantas más cosas tienes en la cabeza más sensación de estrés. Apuntarlas en un lugar fiable, en el que consultes con asiduidad ayuda a tener sensación de control, sabiendo que no te vas a olvidar de nada pero sin estar dándole vueltas a las cosas todo el día. Si no tienes un sistema de este tipo, tu mente está contiunamente recordándote mil cosas que tienes que hacer, con lo que no puedes concentrarte en lo que estás haciendo, o simplemente no puedes descansar. Aquí os dejo algunos puntos claves del sistema GTD por si a alguien le interesa…
- Repaso semanal: Otro de los puntos clave de este sistema de organización es el repaso semanal. Durante esta actividad te encargas de repasar todos tus proyectos activos y proyectos en espera, procesar notas, apuntes sueltos, recibos, revisar proyectos no urgentes relegados para algún día en un futuro,y planificar la semana. Hasta ahora utilizaba la tarde del domingo para ello, pero con el cambio de trabajo estoy viendo que me es mucho más práctico y eficaz llegar el lunes un poco antes al despacho y utilizar las primeras horas para ello. Os dejo algún link interesante sobre el repaso semanal: Repaso semanal – El Canasto / Siete preguntas para el Repaso Semanal – El Canasto / Lista de provocadores para el Repaso Semanal – Hábitos Vitales
- Lista de tareas: Otra de las características del sistema GTD es la lista de tareas para hacer, ordenada por proyectos y contextos. En ella tengo apuntadas las próximas tareas de cada proyecto que tengo en marcha, ya que visualizar la próxima actividad de un gran proyecto ayuda a ser eficaz. Por ejemplo, tener apuntado como tarea “aprender inglés” sirve de muy poco, ya que es una tarea muy global que no puedes realizar de una vez, por lo que lo dejarás de lado, verás que no avanzas y sólo conseguirás frustrarte. En estas listas, no sólo tengo apuntadas actividades de grandes proyectos, sino también tareas simples como enviar un mail a tal persona, llamar a otro, o comprar tal producto en el supermercado. Todo ello ordenado por contextos: en la oficina, de compras (para tener claro qué comprar cuando estoy fuera), para leer (documentos pendientes para aprovechar los ratos metro o tren),etc. Para gestionar todo esto, hasta ahora utilizaba el programa OmniFocus (para Mac), pero ahora he pasado a un simple archivo tipo Excel de Google Docs, el cual puedo consultar en cualquier momento, desde cualquier ordenador, y gracias a la nueva funcionalidad de Google, ahora también offline y siempre sincronizado.
- Gestión de archivos y notas: Antes utilizaba Journler para Mac, pero como decía, me he pasado a Google Docs. Ahora puedo continuar desde cualquier sitio con mi trabajo de investigación, añadir información o citas a mi base de datos de bibliografía, compartir documentos para trabajar con otras personas, tener a mano la lista de tareas, un archivo para apuntar ideas o bosquejos para próximos posts en el blog, un listado de las tareas que tengo que hacer antes de hacer un viaje o de las cosas que debo meter en la maleta (gracias por la idea, Jeroen), etc. Y todo ello utilizando el (genial) motor de búsqueda de Google…
- Agenda: Antes la de mac, ahora la de Gmail
- Lector de noticias (rss): Antes NetNewsWire ahora Google Reader
- Calendario: Antes iCal ahora Google Calendar
Bueno, creo que he explicado más o menos mi método de organización. Utilizar un sistema de gestión y productividad (como por ejemplo GTD) no sólo ayuda a eliminar estrés, sino también a algo que considero muy importante: ser proactivo y no reactivo, pasar de apagar fuegos a tener las cosas medianamente planificadas, y a pesar de tener bastante trabajo, tener la sensación de poder llegar a todo.
Es un sistema muy interesante. Me interesaría saber más sobre cómo usas Google Docs para gestionar tus tareas. ¿Cómo has configurado el documento? ¿Qué campos has definido? ¿Cómo filtras las tareas por contexto o proyecto?
Hola Francesc, interestante tu uso de Google Docs. Has mirado el TaksPaper?, yo también estaba utilizando OmniFocus y iGTD pero al final me parecieron demasiado “bloated”, TaskPaper son listados, organizados por contextos y nada más…
Saludos y enhorabuena por tu blog, no lo había visto, ya nos leemos!
Hola Jeroen,
A ver, mi método es bastante sencillo, la verdad es que se podría dedicar, pero todavía no le he dedicado suficiente tiempo…
En el documento excel en Google Docs, utilizo la primera columna como bandeja de entrada (inbox) donde apunto cualquier tarea antes de procesarla.
Las demás columnas son los proyectos que actualmente tengo en marcha, tanto de trabajo, académicos o personales.
Cada celda de los proyectos la utilizo para apuntar 1 tarea después de procesarla, si ésta me va a llevar más de dos minutos y no voy a realizarla en ese momento.
Utilizo las filas para definir los contextos, diferenciados por colores. Actualmente estoy utilizando las 10 primeras filas para @despacho (y no es solo de la oficina del trabajo, sino del despacho donde esté en cada momento y pueda aprovechar para trabajar al tener los documentos on-line), las 5 siguientes para @email ya que a veces aprovecho el tren para escribir en el móvil algún mail y así lo tengo visible y diferenciado de la oficina, las siguientes 5 son @llamadas para poder aprovechar cualquier hueco, o los paseos hasta el metro para hacer las llamadas. Las siguientes 5 filas es para @lectura con los artículos que tenga pendientes de cada proyecto.
Después estoy utilizando otro “proyecto” o columna para personal y con contextos como @comprar @blog…
Finalmente, como ves en la imagen tengo una columna para “algún día”. Es para apuntar ideas como viajes que quiero hacer, libro que me gustaría leer, etc.
Entiendo que no es una aplicación exacta del modelo GTD, pero me está funcionando bastante bien… No sé, espero haberme explicado. No he colgado el documento en el blog porque es bastante sencillo y cualquiera lo puede hacer, pero si queréis lo cuelgo…
Hola Eric,
Pues no conocía Taskpaper, parece bastante sencillo y fácil de usar, la verdad. No tan exageradamente complicado como otros…
Pero el motivo de utilizar GoogleDocs es por poder ver mis tareas en cualquier sitio, sin depender de un ordenador… No quiero tener un gestor de tareas en el Mac de casa y otro gestor aquí en el despacho, y después de utilizar algún gestor de tareas online, me decidí por hacerme el mío a partir de una hoja tipo excel del Google Docs.
No es tan completo como un programa hecho expresamente para GTD pero es muy práctico ya que puedo acceder desde cualquier ordenador con internet, o desde mi portatil si no tengo internet gracias a Google Offline.
Por cierto, descubrí tu blog hace poco y me parece muy interesante, en breve lo pongo en mi blogroll (si te parece bien, jeje)
F.
Hola Francesc, completamente de acuerdo con el hecho de es un palo tener 2 gestores. Voy a mirar googledocs, no sabía que era posible trabajar offline ya. Gracias por tus palabras de mi blog, acabo de descubrir el tuyo es parece interesante, cuándo quieras ponme en tu blogroll (me parece muy bien, je je).
Veo que te dedicas a la educación, conoces a http://www.antipedagogico.com ? Es un blog que hice para el autor (y el editorial) hace un par de años, tienen una participación tremenda.
Un saludo!
Comprar Casa – Imobiliária…
Sabia que nos dias que correm pode comprar uma casa directamente ao Banco?…
[...] ya habréis oído hablar del método de gestión de actividades GTD, Getting Things Done, (ya lo mencioné en algún post pasado). Es un método de organización y productividad que te permite tener almacenadas las próximas [...]
Estaría genial que pudieramos instalar ese documento de google docs para tomarlo como template en nuestro sistema gtd
¿Perdón , pero cual es el blog de eric?
Hola Nuncachip, gracias por el comentario.
El blog de Eric es: http://www.habitosvitales.com
Ah, y buena idea, no había pensado en compartirlo porque es bastante rudimentario y simple, pero por si queréis echarle un vistazo, lo acabo de hacer público:
http://spreadsheets.google.com/ccc?key=pA0MctuqTjb7c71VKkD-hFw
Un saludo
F.
Muchas gracias, ahora si lo veo claro a veces soy bastante ciego….. otras muy ciego
Por otro lado he intentado configurar un sistema de trabajo basado en el tuyo, pero cuando intento trabajar offline con la hoja de calculo, el sistema me dice que aún no está habilitado este servicio
Vayam qué raro… a mi si que me dejaba utilizar el Google Gears para trabajar offline con una hoja de excel… imagino que depende del navegador, incluso a veces, del idioma en que tienes configurado la cuenta de Google docs. Prueba a poner tu idioma en inglés y si puedes con el navegador Firefox, mejor…
[...] 2. Mi sistema de trabajo y organización (12 comentarios) [...]
Hola Francesc, me acabas de dejar flipao con este sistema de gestion de tareas…es impresionante!!!Por otro lado, soy muy despistado pero creo que nos conocemos….he estudiado Psicopedagogia, magisterio de EF, actualmente estoy haciendo el trabajo de investigacion con Jordi Adell… Muuuchas coincidencias un saludo y Felices Fiestas!
Hola Juan,
Siento no haberte contestado antes, pero durante las vacaciones de navidad he tenido totalmente abandonado el blog… Sobre el sistema de tareas decirte que ya lo he cambiado varias veces. Últimamente utilizo un programa de Tareas para el iPhone. La idea es intentar tener todo apuntado, y vencer así mi dejadez y como últimamente se dice… la procrastinación. Difícil de vencer, jeje.
Sí, tu cara (que he visto en el twitter) me suena de haberte visto por la UJI. No se si habremos coincidido incluso en alguna clase.
Y la verdad es que sí, muchas coincidencias, jeje. Ánimo con el trabajo de investigación, y nos twitteamos, jeje.
[...] http://www.francescesteve.es/?p=123 [...]
FRANCESC
royecto de estudio otros de trabajo?
voy a tomar muy en cuenta tu post.
podrías escribir un post escarificador, sobre como es el flujo con ejemplos prácticos, como
por que aun que lo lei y me pareció una idea fantástica, me falta entenderlo como funciona en realidad.
GRACIAS!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!